Digitaler Aufbruch in der Betriebsprüfung | Teil II:

Wie verhalten während der Durchführung?

Im ersten Teil unserer Reihe „Digitaler Aufbruch in der Betriebsprüfung“ in PerspektivePraxis 2/2023 wurden die aktuellen Bemühungen zur Reformierung und Modernisierung der steuerlichen Außenprüfung dargestellt.

Hieran anschließend möchten wir die praxisbezogenen Aspekte beleuchten, z.B. die Genossenschaft den Außenprüfer bereits zu Beginn der Außenprüfung von Ihrer Steuerehrlichkeit überzeugen und ihm seine Arbeit während der Prüfung erleichtern kann. Im Einzelfall kann dies mehr Vorteile mit sich bringen, als man zunächst vermuten würde.

Was gibt es im Vorfeld einer Prüfung zu beachten?

Grundsätzlich sollten Sie bereits im Vorfeld der Außenprüfung festlegen, welche Person(en) im Unternehmen die Anfragen des Prüfers bearbeiten und beantworten. Die verbindliche Regelung zur Kommunikation ist ein wichtiger Punkt: Ein nicht unerheblicher Teil von Prüfungsfeststellungen ergibt sich aus dem unverbindlichen Smalltalk in der Kaffeeküche zwischen Prüfern und Angestellten(!). Wir raten daher dazu, dass sämtliche nicht vorher instruierten Mitarbeiter bereits im Vorfeld angehalten werden, bei Rückfragen des Prüfers stets auf die vorab bestimmten zuständigen Kollegen zu verweisen.

Weiterhin sollten sämtliche potenziell steuerrelevanten Systeme auf die Verfügbarkeit einer Exportschnittstelle überprüft und die hierfür bestehenden Möglichkeiten (z.B. die Verwendung von Drittanbieterlösungen oder die Erstellung von Reports mit relevanten Inhalten) eruiert werden. Außerdem ist auch im Rahmen von Systemarchivierungen und -neueinführungen ein besonderes Augenmerk auf die Ermöglichung des Datenzugriffs aus den Altsystemen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu legen.

Verhalten während der Prüfung

Während einer Außenprüfung sollte man dem Finanzbeamten grundsätzlich positiv und wohlwollend entgegentreten und seinen Mitwirkungspflichten nachkommen. Diese sind sogar in § 200 Abgabeordnung (AO) bzw. § 8 Betriebsprüfungsordnung (BpO) kodifiziert und hierzu zählen vor allem

• die laufende Erteilung von Auskünften,
• die Vorlage von sämtlichen Aufzeichnungen, Büchern, Geschäftspapieren und anderen Unterlagen (auch für den Prüfungszeitraum nicht betreffende Jahre) sowie
• die Lesbarmachung der elektronischen Buchführung für den Betriebsprüfer bzw. die Daten in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen.

Falls Sie zweifeln, ob im konkreten Fall eine Mitwirkung notwendig ist oder falls Sie Bedenken zu dem eingeforderten Umfang der Mitwirkung haben, sollten Sie sich frühzeitig mit Ihrem steuerlichen Berater in Verbindung setzen.

Sofern der Zweck und Ablauf der Betriebsprüfung nicht beeinträchtigt werden, besteht gemäß § 199 Abs. 2 S. 1 AO eine Unterrichtungspflicht des Prüfers zu den festgestellten Sachverhalten und deren möglichen steuerlichen Auswirkungen. Es empfiehlt sich daher die in Absatz 2 Satz 2 der Norm genannte Möglichkeit zu nutzen, in regelmäßigen Abständen mit dem Außenprüfer Gespräche über die festgestellten Sachverhalte und die mögliche steuerliche Auswirkung zu vereinbaren.

Mittlerweile ist es eher die Regel als die Ausnahme, dass sich die Städte und Gemeinden mit einem eigenen Gewerbesteuerfachprüfer dem Außenprüfer des Finanzamtes anschließen. Die Städte und Gemeinden haben zwar kein eigenständiges Prüfungsrecht und dürfen sich daher nur an den Betriebsprüfungen der Finanzämter beteiligen. Da es sich bei dem Recht auf Teilnahme an der Prüfung jedoch um einen eigenständigen Verwaltungsakt handelt, kann der Steuerpflichtige im Rahmen der Anfechtung sämtliche Einwendungen geltend machen, insbesondere solche, die sich aus über den Rahmen der Befugnis hinausgehenden Pflichten ergeben. Die Teilnahme von Gemeindebediensteten erweitert weder den inhaltlichen Umfang der Außenprüfung noch erhöhen sich hierdurch Ihre Mitwirkungserfordernisse. Sie sind jedoch dem Gemeindeprüfer gegenüber – wie dem Finanzbeamten auch – zur Information und Auskunft verpflichtet.

Das Betriebsprüfungsfinanzamt legt in gegenseitiger Abstimmung das „Ob“ und „Wie“ einer Mitwirkung des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt) an der Prüfung fest. Hierzu informiert das Betriebsprüfungsfinanzamt das BZSt vorab über diejenigen Betriebe, bei denen eine Mitwirkung des BZSt für zweckmäßig gehalten wird. Wird ein Fachprüfer des BZSt hinzugezogen, übernimmt dieser regelmäßig die Verantwortung für in sich geschlossene Prüfungsfelder innerhalb der Prüfung.

Das Hinzuziehen von Fachpersonal der Gemeinde oder des Bundes können Sie nicht verhindern. Sie sollten jedoch wissen, wo die Zuständigkeiten der Fachprüfer beginnen und enden, um die Anfragen einordnen zu können.

Prüfungshandlungen beendet – Was nun?

Kommt es als Ergebnis der Betriebsprüfung zu Beanstandungen, werden diese immer auch auf deren strafrechtliche Relevanz, z.B. auf Steuerhinterziehungstatbestände, überprüft. Um sich nicht dem Vorwurf der Strafvereitelung im Amt auszusetzen, wird der Prüfer im Verdachtsfall eher eifriger als zögerlicher eine Verdachtsmeldung an die Bußgeld- und Strafsachenstelle (StraBu) oder die Steuerfahndung (SteuFa) absetzen.

Daher unsere Empfehlung: Nehmen Sie die Möglichkeit zur Vornahme einer gemeinsamen Schlussbesprechung nach § 201 Abs. 1 AO stets wahr. Über die gemeinsame Besprechung können Sie eine einvernehmliche Beurteilung der getroffenen Feststellungen erreichen. In der Schlussbesprechung werden die Sachverhalte nochmals dargestellt, bevor diese im Prüfungsbericht niedergeschrieben werden. Die Schlussbesprechung bietet aber auch für den Steuerpflichtigen (und dessen steuerlichen Berater) die Chance, etwaige steuerstrafrechtliche Probleme gleich mitzudiskutieren. Sind strafrechtliche Risiken bereits vor der Schlussbesprechung absehbar, sollte darauf hingewirkt werden, dass nicht nur der Sachgebietsleiter der Betriebsprüfungsstelle und der Veranlagungsbeamte während des Termins anwesend sind, sondern auch ein Vertreter der „StraBu“.

Vereinbaren Sie weiterhin eine Vorabübersendung des Prüfungsberichtes nach § 202 Abs. 2 AO, denn mitunter werden erst durch das Studium des Prüfungsberichtes die Prüfungsfeststellungen in einem Gesamtzusammenhang erkennbar. Die Vorabübersendung bietet Ihnen und Ihrem steuerlichen Berater die Möglichkeit, vor der eigentlichen Veranlagung etwaige Missverständnisse über Einigungen in der Schlussbesprechung oder auch Fehler bei der konkreten Errechnung der Besteuerungsgrundlagen festzustellen und in Rücksprache mit dem Prüfer auszuräumen.

Wurde ein geprüfter Sachverhalt in der Betriebsprüfung festgestellt, der in gleicher Weise auch in zukünftigen Veranlagungszeiträumen auftritt, sollte über dessen steuerliche Behandlung eine verbindliche Zusage nach § 204 AO eingefordert werden. Eine solche Zusage wird jedoch nur dann erteilt, wenn sie im Anschluss an die Betriebsprüfung gesondert beantragt wird und der Sachverhalt für die geschäftlichen Maßnahmen von Bedeutung ist.

Nach der Prüfung und dem Prüfungsbericht erhalten Sie die Steuerbescheide nach Prüfung. Hierbei spricht man auch von der geänderten steuerlichen Veranlagung nach Prüfung. Wurden die Feststellungen aus der Betriebsprüfung unanfechtbar in einem Bescheid umgesetzt, muss daraufhin beurteilt werden, ob die Feststellungen Auswirkungen auf die Besteuerungsgrundlagen der Folgeveranlagungsjahre haben. Versäumt man eventuelle Korrekturen für die Zukunft besteht auch hier wieder ein steuerstrafrechtliches Risiko. Denn die Kenntnis von der Notwendigkeit einer Korrektur ist dem Steuerpflichtigen zuzurechnen und Entschuldigungsgründe werden sich in der Regel nicht finden lassen – schließlich kennt man das Ergebnis der Betriebsprüfung. Durch die ab dem 1. Januar 2025 geltende Regelung des § 153 Abs. 4 AO besteht eine gesetzlich normierte Pflicht zur Durchführung dieser Korrekturen.

Zuletzt können sich im Rahmen der Betriebsprüfung Erkenntnisse ergeben, die sich nicht auf die geprüfte Genossenschaft, wohl aber auf fremde Dritte erstrecken. Hierfür steht dem Prüfer das Instrument der Kontrollmitteilung zur Verfügung. Mittels einer Kontrollmitteilung an das zuständige Finanzamt kann der Prüfer die steuerlichen Verhältnisse anderer Personen zur Prüfung anregen. Für eine Kontrollmitteilung innerhalb der Finanzverwaltung ist kein besonderer Anlass notwendig. Sie kann auch stichprobenhaft erfolgen, sodass eine Kontrollmitteilung auch ohne einen spezifischen Verdacht ausgegeben werden kann. Dementsprechend muss der Betriebsprüfer keinen Anlass für die Kontrollmitteilung nennen.